Phần mềm ERP là gì? Vì sao phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP lại quan trọng đến vậy ?

Phần mềm ERP hiện đang là giải pháp được nhiều người quan tâm, bởi đây là giải pháp công nghệ hữu ích trong quản lý và điều hành. Từ những nhu cầu và mong muốn của những người làm Marketing cũng như các thương hiệu, phần mềm ERP đã ra đời. Cùng Navee tìm hiểu những tính năng nổi bật của phần mềm ERP nhé!

1.Phần mềm ERP là gì?

ERP là tên viết tắt của Enterprise Resource Planning, đây được coi là hệ thống hoạch định nguồn lực dành cho doanh nghiệp. Nói một cách dễ hiểu hơn, phần mềm ERP là một trong những mô hình ứng dụng công nghệ cao đối với các hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm ERP chính một hệ thống bao gồm mọi hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, ERP có nhiệm vụ liên kết các quy trình lại với nhau thành một cơ sở dữ liệu đồng bộ và duy nhất cho doanh nghiệp.

Một trong những đặc điểm nổi bật của ERP, đó chính là phần mềm này cho phép doanh nghiệp tạo ra một hệ thống quy trình làm việc tự động trong toàn bộ công ty, ở mức độ phức tạp nhất. Các chức năng liên kết các bộ phận khác nhau có thể kể đến như bán hàng, nhân sự, kế toán, tồn kho, sản xuất hay kể cả lập kế hoạch.

Xem thêm: Index là gì?

2. Tổng quan và sự hình thành và phát triển của phần mềm ERP 

Phần mềm ERP đã được hình thành từ khá lâu, với mục đích tối ưu hóa các hoạt động tăng trưởng. Trải qua 4 giai đoạn chính, phần mềm ERP đã có những bước phát triển rõ rệt.

Giai đoạn 1

Vào những năm 60 của thế kỷ 20, thị trường đã bắt đầu trở nên khá cạnh tranh. Ở thời điểm này, chi phí chính là lực đẩy đối với các doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều công ty đã tập trung toàn bộ vào sản xuất sản phẩm với khối lượng lớn để giúp tiết kiệm chi phí. Ở thời điểm đó, ROP (Reorder Point) đã ra đời. Ứng dụng giúp công ty dự toán được các đơn hàng và điểm đặt lại hàng của thị trường để tiến hành lập kế hoạch.

Giai đoạn 2

Cho đến những năm 70, nhận thấy chi phí không phải là vấn đề chủ lực và quan tâm hàng đầu, các công ty đã bắt đầu quan tâm hơn đến Marketing. Bởi thời điểm này, thị trường đang bước vào giai đoạn cạnh tranh khá khốc liệt. Khi đó, MRP (là tiền thân của MRP II và ERP) đang được nhiều doanh nghiệp đánh giá là một phương pháp khá tiên tiến cho việc lập kế hoạch và lên lịch nguyên vật liệu và ứng dụng này đã trở nên phù hợp hơn cũng như thịnh hành bởi các tính năng hữu ích.

Sự ra đời của COPICS, hay còn gọi là hệ thống kiểm soát các thông tin sản xuất, được đánh giá theo định hướng truyền thông và MMAS – hệ thống quản lý tài khoản và sản xuất tại thời điểm đó chính là tiền thân thực sự của ERP.

Giai đoạn 3

Phần mềm dành cho hệ thống máy tính IBM 38 được J.D Edwards phát triển vào những năm 1980 đã cho phép các doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin liên quan đến sản xuất, tiếp thị, bên cạnh đó là quản lý thông tin với dung lượng lớn.

Giai đoạn 4

Phải tới tận giai đoạn 4, vào năm 1990, thuật ngữ ERP (hoạch định nguồn nhân lực) mới được ra đời bởi tập đoàn Garner. Phần mềm ERP bao gồm các tiêu chí đánh giá mức độ tích hợp đối với các chức năng ERP, được áp dụng vào hoạt động quản trị doanh nghiệp. Bắt đầu từ thời điểm đó, ERP đã và đang ngày càng phát triển hơn, điều này giúp ứng dụng mở rộng hơn đối với nhiều loại hình, quy mô doanh nghiệp.

Xem thêm: Phân tích khách hàng mục tiêu

3.Các phần mềm ERP phổ biến nhất hiện nay 

Phần mềm ERP cũng được phân loại và chia theo nhiều cách khác nhau. Ở đây, phần mềm ERP được chia thành 2 loại là trong nước và nước ngoài, dựa theo nhà cung cấp:

• Phần mềm trong nước: Các sản phẩm của công ty trong nước, ưu điểm tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, cập nhật nhanh các quy định của Nhà nước, chi phí hợp lý,… nhưng tính chuẩn hóa thấp hơn so với nước ngoài và khó đáp ứng được những hệ thống có độ phức tạp cao.
• Phần mềm nước ngoài: Do các nhà phát triển nước ngoài tạo ra (SAP, Oracle,…), ưu điểm có nhà tư vấn nhiều năm kinh nghiệm, công nghệ tiên tiến,… nhưng chi phí cao, khả năng tùy biến không linh hoạt và kém tương thích nếu dùng tại Việt Nam.

4.Các loại hình kinh doanh cần sử dụng phần mềm ERP 

Phần mềm ERP hình thành nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết một số vấn đề khác nhau từ khâu quản lý đến vận hành. Một số công ty và ngành nghề phù hợp để sử dụng phần mềm này, phải kể đến như:

• Ngành cơ khí chế tạo máy
• Thương mại dịch vụ
• Ngành công nghiệp thép
• Ngành xây dựng – Bất động sản
• Ngành khai thác mỏ – Khoáng sản
• Ngành vận tải – logistic
• Ngành dược và thực phẩm

5. Vai trò của phần mềm ERP trong doanh nghiệp 

Phần mềm ERP đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với quản trị trong doanh nghiệp. Ứng dụng sẽ giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý và phân phối dữ liệu một cách hiệu quả, đồng nhất, bên cạnh đó là tránh trùng lặp và kịp thời, nhằm đáp ứng các nhu cầu về quản trị tổng thể. Hệ thống này còn có thể ứng dụng cho các công ty từ nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia.

6.Đặc điểm và tính năng nổi bật của phần mềm ERP 

Phần mềm ERP giúp tăng trưởng tối ưu và tạo cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, bởi một số đặc điểm và tính năng mà phần mềm này có như: 

• Hợp nhất mọi quá trình sản xuất kinh doanh, quản trị thành hệ thống có trật tự rõ ràng.
• Khi áp dụng phần mềm ERP, các phòng ban được liên kết chặt chẽ với nhau, do đó mọi vấn đề về trao đổi thông tin, hợp tác đều diễn ra rất dễ dàng.
• Mọi kế hoạch đều được thể hiện vô cùng chi tiết và cụ thể.
• Hỗ trợ các doanh nghiệp trong khâu hoạt động tốt hơn.

7. Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP 

Đây là một trong những loại phần mềm mang lại nhiều  lợi ích cho doanh nghiệp, bên cạnh đó là giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và còn hỗ trợ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo:

• Giúp hạn chế tối đa các sai sót khi doanh nghiệp nhập cùng một dữ liệu
• Tăng tốc độ và nâng cao trong năng suất làm việc
• Dữ liệu đồng bộ và vô cùng tập trung
• Quản lý hiệu quả, bên cạnh đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hoạt động

Xem thêm: Semrush là gì

8. Tại sao phần mềm ERP không thể thiếu trong việc quản trị doanh nghiệp 

Phần mềm ERP là cần có đối với những doanh nghiệp đang trên đà phát triển. Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp, và điều này không hề làm ảnh hưởng đến cấu trúc hay bộ máy quản lý. Thay vì các bộ máy tính riêng lẻ để quản lý từng bộ phận, phần mềm ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất.

Bên cạnh đó, các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể kể đến như kế toán tài chính, quản lý mua bán hàng hóa và phân phối, tồn kho, làm dự án, dịch vụ, nhân sự,… Phần mềm ERP giúp bao quát và quản lý toàn bộ doanh nghiệp, vì vậy đây hẳn là một trong những ứng dụng giúp tăng trưởng không thể thiếu.

9. Tổng kết

Vừa rồi, Navee đã giới thiệu về khái niệm cũng như những lợi ích mà ERP mang lại. Có thể thấy, phần mềm ERP mặc dù có mặt từ thế kỷ trước, nhưng vẫn là ứng dụng được quan tâm và là giải pháp cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nghiên cứu và hiểu rõ hơn trong lĩnh vực này để có thể lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình, giúp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian triển khai kế hoạch, bên cạnh đó doanh nghiệp còn nhanh chóng thu hồi giá trị đầu tư ban đầu khi phần mềm ERP thực sự đi vào vận hành.