Erp là một thuật ngữ được sử dụng trong hoạt động quản lý các doanh nghiệp, được đánh giá là “trợ thủ đắc lực” để lãnh đạo đưa ra chiến lược, hoạch định phát triển. Cùng Navee tìm hiểu rõ hơn về Erp là gì và tầm quan trọng của Erp trong việc vận hành doanh nghiệp với những thông tin dưới đây.
1.Erp là gì?
ERP được viết tắt bởi cụm từ tiếng anh Enterprise Resource Planning, nhằm chỉ phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động. Để hiểu được thuật ngữ này, chúng ta nên phân tích từng thành phần trong nó.
- Enterprise được hiểu là doanh nghiệp, là chủ thể sử dụng phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý và vận hành doanh nghiệp.
- Resource là nguồn lực, tài nguyên có sẵn hay những giá trị của doanh nghiệp được tạo ra hằng ngày, bao gồm con người, thiết bị, máy móc, hàng hóa,…
- Planning là hoạch định, bao gồm khả năng xác định mục tiêu và lập kế hoạch dựa trên việc phân tích nguồn lực mà doanh nghiệp đang sở hữu, từ đó, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đạt được hiệu quả tốt hơn.
Như vậy, ERP có thể hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực phát triển của doanh nghiệp. Tất cả các nhân sự thuộc doanh nghiệp đều có thể làm việc trên hệ thống này thay vì làm việc đơn lẻ, độc lập.
ERP trở thành hệ thống quan trọng đối với doanh nghiệp dù có quy mô lớn hay nhỏ. Đặc biệt, nằm trong xu hướng hiện đại hóa, ERP càng thể hiện rõ được vai trò của mình đối với việc quản lý doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu kỹ hơn với những thông tin tiếp theo.
Xem thêm: Marketing Automation
2.Vai trò của Erp và quản lý doanh nghiệp
2.1 Quản lý tài chính: Tăng cường kiểm soát và phân tích tài chính
Kiểm soát và phân tích tài chính cần được thực hiện chặt chẽ, chính xác dựa trên số liệu, báo cáo từ các phòng ban, bộ phận nhằm tránh được những tổn thất, thất thoát và sự chênh lệch không mong muốn.
Với ERP, vấn đề kiểm soát và phân tích tài chính sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Dữ liệu được lưu lại và giữ xuyên suốt tạo nên phiên biển đồng nhất mà bất cứ phòng ban, bộ phận hay chi nhánh đều có thể thấy được. Khi có sự thay đổi, hệ thống sẽ cập nhật và hiển thị thông tin, phân tích và tính toán lại nhằm loại bỏ những dữ liệu trùng lặp, sai sót.
Nhờ đó, không cần phải chờ thời gian để tổng kết, mà ở bất cứ thời điểm nào, doanh nghiệp cũng nắm rõ được tình hình tài chính và đưa ra hướng giải quyết phù hợp nhất.
2.2 Quản lý nguồn nhân lực: Tối ưu hóa tiềm năng nhân viên
Nhân lực cũng là một trong những nguồn lực cần quản lý chặt chẽ và sát sao. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, lên đến hàng nghìn nhân viên với nhiều chi nhánh khác nhau thì vấn đề này càng được quan tâm nhiều hơn.
Hỗ trợ theo dõi sát sao hiệu quả công việc, khối lượng – sản lượng – doanh thu mà từng nhân viên tạo ra, kiểm soát giờ làm việc ra – vào của từng nhân viên.
2.3 Quản lý sản xuất: Tối đa hóa hiệu quả và chất lượng sản xuất
Không chỉ hỗ trợ quản lý nhân viên trong quá trình sản xuất và vận hành, ERP còn như một công cụ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng làm việc. Điều này được thực hiện thông qua việc tự động hóa các quy trình sản xuất, quản lý đầu vào đầu ra, hỗ trợ đóng gói và một số công đoạn khác… từ, doanh nghiệp có thể tối ưu quỹ thời gian của mỗi nhân viên, thúc đẩy tăng năng suất.
2.4 Quản lý bán hàng: Nâng cao khả năng tiếp cận và chăm sóc khách hàng
ERP còn đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp cận và chăm sóc khách hàng. Với khả năng lưu trữ big data (bao gồm các thông tin: tuổi, địa chỉ, nhu cầu, những vấn đề đang gặp phải…), ERP hỗ trợ doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt hơn, quảng bá sản phẩm, dịch vụ để họ tiếp tục gắn bó và sử dụng trong thời gian dài. Nhờ đó, ERP trở thành công cụ để duy trì mối quan hệ bền vững và tốt đẹp giữa doanh nghiệp với khách hàng.
2.5. Quản lý dự án: Điều chỉnh, theo dõi và quản lý các dự án hiệu quả
Doanh nghiệp có thể triển khai một hoặc nhiều dự án cùng lúc. Điều này đồng nghĩa với lượng dữ liệu, nguồn lực lớn hơn cần phải kiểm soát, báo cáo thường xuyên.
Sử dụng ERP, việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn rất nhiều trong quá trình vận hành dự án. Không chỉ là vấn đề nguồn lực, Erp cập nhật tiến độ và hiệu quả dự án liên tục để doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo hướng phù hợp nhất.
3. Lợi ích của hệ thống Erp trong việc quản lý
Không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành, Erp còn mang đến rất nhiều lợi ích, mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.
- Đảm bảo nguồn dữ liệu chính xác, không còn mất nhiều thời gian cho việc rà soát, kiểm kê, tìm lỗi sai hoặc chênh lệch.
- Erp góp phần Gia tăng năng suất lao động và tối ưu quỹ thời gian làm việc của nhân viên.
- Bằng sự thống nhất dữ liệu, nâng cao hiệu quả làm việc, Erp góp phần giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
- Bên cạnh đó, Erp cải thiện và thúc đẩy quá trình đưa ra quyết định của doanh nghiệp dựa trên việc phân tích, báo cáo dữ liệu liên tục, chính xác và được cập nhật tức thời.
Và còn rất nhiều lợi ích khác mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng hệ thống Erp trong quá trình quản lý. vận hành.
4.So sánh Erp và những hệ thống quản lý riêng lẻ khác
Là một hệ thống quản lý, Erp cũng có những ưu nhược điểm nhất định so với những hệ thống riêng lẻ khác.
Điểm khác biệt lớn nhất và cũng là ưu điểm của Erp chính là tính tích hợp nhiều tính năng. Thay vì sử dụng nhiều hệ thống hỗ trợ khác nhau như: kế toán, quản lý nhân sự, bán hàng, tồn kho, chăm sóc khách hàng… doanh nghiệp chỉ cần một phần mềm duy nhất Erp có thể triển khai tất cả các module này với tính năng tương tự hệ thống riêng lẻ.
Tính tích hợp của Erp tạo nên sự thống nhất, mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận. Nó góp phần giải quyết nhanh chóng vấn đề mà các phòng ban gặp phải trong quá trình trao đổi, hợp tác; tự động luân chuyển và kiểm soát thông tin chặt chẽ, liên tục; tạo nên năng suất lao động lớn hơn cho doanh nghiệp.
Xem Thêm: CRM là gì?
5. Cách triển khai Erp để vận hành doanh nghiệp
Erp trở thành tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp dựa trên việc kiểm soát và phân tích nguồn lực đang có sẵn. Vậy nên, triển khai Erp là công việc ưu tiên đối với doanh nghiệp ngay từ khi mới bắt đầu hoạt động. Cách triển khai Erp để vận hành doanh nghiệp gồm những bước dưới đây:
- Xác định nhu cầu và mục tiêu tiêu của doanh nghiệp trong quá trình vận hành.
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp Erp.
- Tiến hành cài đặt phần mềm cho doanh nghiệp.
- Di chuyển và cập nhật toàn bộ dữ liệu cần thiết từ hệ thống quản lý cũ sang Erp.
- Doanh nghiệp sử dụng thử nghiệm Erp và rà soát lại những thiếu sót để điều chỉnh.
- Hỗ trợ và đào tạo nhân sự sử dụng Erp trơn tru, thành thạo tất cả các module có sẵn.
- Không ngừng cải tiến và cập nhật Erp để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
6.Tổng kết
ERP giúp các lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi & quản lý được toàn bộ hoạt động kinh doanh, sản xuất, đóng vai trò quan trọng và mang đến nhiều lợi ích. Hy vọng với bài viết trên, bạn có thể hiểu rõ hơn về Erp để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Hãy để lại thông tin của bạn
