Cold Email là gì? Hướng dẫn xây dựng cold email và những điều cần lưu ý

Ngoài các hình thức sau: Cold Leads, Cold Calling, Cold Email cũng thường được đề cập  ngày nay. Cold Email được sử dụng như một phần của chiến lược tiếp cận và tiếp cận khách hàng. Nhiều người thường nhầm lẫn email lạnh với thư rác hoặc email marketing, nhưng thực tế không phải vậy.

Vậy hãy cùng tìm hiểu Cold Email là gì và 5 bước để viết một Cold Email hiệu quả trong bài viết này nhé.

1. Định nghĩa về cold email

Khi nói đến cold email, có rất nhiều khái niệm xung quanh nó. Mỗi khái niệm sử dụng các quan điểm khác nhau. Để  bạn đọc dễ hiểu, chúng tôi  đưa ra  định nghĩa đơn giản nhất:  Cold Email là email không mong muốn được gửi đến người nhận mà không cần liên hệ trước. Gửi email theo hình thức này có thể được định nghĩa theo cách tương tự như cold call, nhưng thông qua email.

2. Sự khác biệt của Cold email

Nhiều người thường nhầm lẫn Cold email với một hình thức email khác – email marketing. Trong khi đó, 2 hình thức gửi email này có cách tiếp cận và nhóm đối tượng cũng khác nhau. 

Đặc điểm Tiếp thị qua Cold Email

Đối tượng “Cold” 

Những người chưa tương tác với thương hiệu sẽ không biết chúng tôi là ai, chúng tôi làm gì. Về cơ bản  là tốt khi gửi email cho một “người lạ, lạnh lùng”

Ấm áp, “Warm” 

Trong định nghĩa về Email Marketing, chúng ta thường nghĩ đến việc gửi email cho những người đã tương tác với khách hàng của một thương hiệu hoặc  công ty. Không chỉ để trình bày trước mặt họ thường xuyên, mà còn để thúc đẩy bán hàng, quảng bá chương trình, cung cấp thông tin hữu ích, v.v. Về cơ bản, hãy gửi email cho một “người quen ấm áp” 

Cách liên hệ với một người rất riêng tư 

Hầu hết mọi thứ trong một Cold Email đều mang tính cá nhân. Từ tên (tất nhiên), tên công ty, nội dung email, chữ ký của email (được xác định trong phần ghi chú) Cá nhân hóa thấp / trung bình 

Ngay cả khi chúng ta có các phân  nhóm đối tượng mục tiêu trong danh sách email  ngoại trừ tên (nếu có) là  cá nhân, email nội dung  gần như giống nhau 100D

Plain text -format Chỉ là văn bản thuần túy như  email thông thường, không có màu sắc, hình khối, HTML, … HTML 

Thông thường các email được trang trí theo sự kiện hoặc thiết kế theo hướng dẫn của nhãn hàng.

3. Những sai lầm có thể gặp phải trong quá trình xử lý cold email

  Cold Email là điều khó tránh nếu không có sai lầm. Dưới đây là những sai lầm thường gặp: 

 Sai lầm 1: Cho rằng dòng tiêu đề là phần quan trọng nhất trong thư của bạn 

•  Thông tin Từ, Đến và Người nhận và thông tin định tuyến, bao gồm tên miền và địa chỉ email, phải chính xác và chỉ rõ ai hoặc tổ chức nào đã gửi email.
• Đây cũng là một sai lầm của  nhiều bên trong cả email marketing và gửi Cold Email. Chắc chắn, nếu bạn đặt tiêu đề “Trường hợp khẩn cấp, ngôi nhà của bạn đang cháy”, tỷ lệ mở có thể rất cao, nhưng không có lý do gì để gửi thư rác khi bạn đang bán bảo hiểm. Của bạn nữa. Chưa kể  người nhận sẽ báo cáo email của bạn và  email của bạn sẽ chỉ  vào mục thư rác hoặc tệ hơn là không có email nào cả.

 Sai lầm 2: Chỉ viết cho một người và cho rằng đó là  người phù hợp, dài, khó  đọc  

• Như đã nói ở trên, tiêu đề không phải là nơi để quảng cáo sản phẩm. Ngược lại, ở đây  bạn cho người nhận thấy rằng bạn có ý định liên lạc với họ một cách cẩn thận như thế nào. Bạn cũng cần đảm bảo rằng họ không nghĩ bạn là người gửi thư rác.

 Sai lầm 3 : Viết câu văn dài, gây trở ngại cho khách hàng trong quá trình  đọc hiểu

• Việc giải thích quay cuồng chỉ khiến khách hàng bực bội và mất kiên nhẫn. Nội dung tin nhắn nên tập trung vào lợi ích hấp dẫn, giá trị nhận được và tập trung giải quyết vấn đề. Trên thực tế, những lợi ích hấp dẫn luôn có sức thuyết phục hơn những video và đồ họa sặc sỡ.

 Sai lầm 4 : Viết về bản thân bạn, không phải về họ – người nhận 

• Xem xét liệu tiêu đề như vậy có mang lại thông tin hữu ích cho người nhận. Nó có giải quyết được nhu cầu hay kích thích sự tò mò của bạn không? Lưu ý rằng dòng tiêu đề nên xoay quanh người nhận, không phải về bạn hoặc sản phẩm của bạn.

 Sai lầm 5: Không mô tả được lợi ích của khách hàng tiềm năng của bạn 

• Điểm nổi bật của việc gửi Cold Email là tập trung vào nhu cầu của khách hàng tiềm năng, chứ không phải cái tôi của nhân viên bán hàng. Hãy cho khách hàng thấy rằng bạn thực sự quan tâm và mong muốn cung cấp những giá trị gia tăng và lợi ích tốt nhất cho khách hàng. Hãy thể hiện sự quan tâm, thái độ chân thành  với khách hàng, sau khi vận chuyển, khách hàng sẽ dễ dàng chấp nhận sản phẩm / dịch vụ của bạn.

 Sai lầm 6: Sao chép, dán và gửi một loạt  email thiếu tập trung và trau chuốt  

• Để tránh trùng lặp và thay vào đó hãy cố gắng điều chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp với khách hàng tiềm năng. Nó tốn nhiều công sức và  thời gian hơn một chút so với việc sao chép một mẫu làm sẵn, nhưng nó hoạt động. Nếu một khách hàng tiềm năng nhận được một tin nhắn nổi bật so với tất cả những người khác mà họ đã nhận được, bạn sẽ thu hút được sự chú ý của họ.

 Sai lầm 7: Bỏ qua những liên hệ thực sự hữu ích

Nhiều Cold Email tập trung vào các ưu đãi khuyến mại hơn là tìm hiểu hoạt động kinh doanh, nhu cầu hoặc thách thức của khách hàng tiềm năng mà họ phải đối mặt. Bạn không thể làm ăn với khách hàng bằng một email lạnh. 

Do đó, bạn không nên đưa những thứ như lời đề nghị, yêu cầu mua hàng ngay lập tức vào nội dung của một cold email. 

Để lại các mục tiêu bán hàng cho sau này, hãy xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng của bạn trước. Đọc thêm về nhu cầu của khách hàng. Sau đó, cho họ thấy quy trình đó có thể được cải thiện như thế nào hoặc cách giải quyết vấn đề của họ bằng cách sử dụng công cụ, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

4. Hướng dẫn các bước triển khai cold email hiệu quả

4.1 Tạo danh sách email riêng của bạn

Không nên mua những danh sách Email có sẵn để dùng cho chiến dịch cold email. Vì những data như vậy không nhắm đúng đối tượng khách hàng mục tiêu cho sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn. Quan trọng hơn hết, bạn muốn chiến dịch Marketing của mình đạt hiệu quả, bạn sẽ muốn gửi Email đến đúng người, đúng công ty

Ví dụ: Nếu bạn muốn bán một phần mềm thử nghiệm tuyển dụng công nhân nhà máy thông qua cold email, bạn sẽ liên hệ với người đứng đầu bộ phận nhân sự của công ty sản xuất, vận tải hoặc bạn sẽ liên hệ với người đứng đầu bộ phần Marketing/Content tại các công ty SaaS

Đây có thể là cả một chuỗi quá trình tiêu tốn nhiều thời gian và công sức, điều này tùy thuộc vào số lượng người vạn muốn gửi cold email. Vì thế trước hết bạn cần sẵn sàng những điều sau đây:

• Xác định loại hình công ty đáp ứng các tiêu chí đề ra
• Xác định vai trò của đối tượng người bạn muốn liên hệ
• Truy cập LinkedIn và tìm hiểu hồ sơ của những người phù hợp tại các công ty đó
• Địa chỉ Email là bước cuối cùng để liên lạc

Bạn có thể có nhân sự nội bộ hỗ trợ để tạo danh sách khách hàng tiềm năng, hoặc nếu không cũng đừng vội lo lắng, các nền tảng dịch vụ cung cấp dữ liệu khách hàng chất lượng như Snov.io, Hunter và Apollo. Thông qua đó bạn có thể nhận được 90 địa chỉ cold email được xác minh mỗi ngày để phục vụ cho chiến dịch của mình

Nếu không có điều kiện thuê nhân sự full-time, lựa chọn Freelancer hoặc ký kết hợp đồng ngắn hạn là một lựa chọn an toàn. Bên cạnh Cold  Email vững chắc, chỉ cần cung cấp cho họ lộ trình trướng dẫn rõ ràng và chi tiết

4.2 Lựa chọn mẫu câu và ngôn ngữ trong Subject line gần gũi với người đọc

Dòng tiêu đề là phần quan trọng nhất trong Cold Email. Bạn có thể viết một Email hay thêm CTA hiệu quả, nhưng tất cả chỉ là vô ích nếu như mọi người không mở Email bạn gửi.

Tỷ lệ mở Email trung bình của các ngành vào năm 2020 là  18%. Khi bạn đang viết, hãy tự hỏi mình: bạn gửi email với chủ đề này cho các bạn bè hoặc đồng nghiệp không? Ví dụ:

• Ưu đãi đặc biệt giảm giá 20% cho mùa thu
• Brian, tôi có thể giúp bạn tăng doanh số bán hàng
• bạn đang tìm kiếm dịch vụ về SEO

Chúng rõ ràng là quảng cáo và sẽ bị chuyển vào thùng rác – trường hợp tệ hơn, bị đánh dấu là spam. Thay vì thế bạn có thể cải thiện chúng bằng cách xoay chuyển như sau:

• Giảm giá 20% cho mùa thu
• Chiến lược giúp gia tăng doanh số bán hàng
• Dịch vụ SEO

Đây là danh sách kiểm tra bạn có thể xem xét lại khi viết dòng title:

• Nó có phản chiếu nội dung thực tế của một Cold Email không?
• Nếu bạn nhận được thông tin này trong hộp thư đến của mình, bạn có thể chuyển thẳng nó vào thùng rác không?
• Có vẻ như nó đến từ một người bạn nào đó hoặc các nhân viên đồng nghiệp?
• Tỷ lệ mở còn phụ thuộc vào một số yếu tố như: tên người gửi, mức độ liên quan đến ng nhận, bộ lọc Email của công ty, tệp đính kèm trong Cold email bạn gửi,…

4.3 Đừng bỏ qua dòng p.s dưới cuối mỗi cold email

Nhiều người khi vừa nhận được Cold Email sẽ cuộn xuống dòng chữ ký để xem tên và công ty của người gửi trước đó. Đó có thể là điều đầu tiên hoặc điều cuối cùng của một khách hàng tiềm năng đọc. Dù thế nào, bạn cũng muốn để lại ấn tượng đẹp khó quên cho họ

Cách tốt nhất để tận dụng điều này là thêm “P.S” ngay trước hoặc sau chữ ký.

4.4 Sử dụng CTA ở cuối cold email một cách thông minh

Mục tiêu chính của các chiến dịch cold email B2B chỉ nên  nhận được phản hồi từ khách hàng tiềm năng 

Nhiều công ty cố gắng khiến người đọc thực hiện các hành động quan trọng sau khi đọc  cold email. Chúng bao gồm các CTA ở cuối email, chẳng hạn như “Bắt đầu bản dùng thử miễn phí của bạn ngay bây giờ”, “Lên lịch tóm tắt bản demo” và “Gọi sau 30 phút”. Điều này có thể mang lại kết quả nếu bạn may mắn. Nhưng nếu người nhận  chưa bao giờ nghe nói về công ty hoặc dịch vụ của bạn, họ có thể  không muốn  sau khi đọc một hoặc hai email.

4.5 Gửi một chuỗi cold email

Nếu bạn đang làm công việc  bán hàng, chắc chắn bạn  đã nghe nó hàng triệu lần: tiền sẽ thuộc về những người tạo ra nó. 

Chỉ vì khách hàng  không trả lời email đầu tiên của bạn không có nghĩa là họ không quan tâm. Họ có thể đã bỏ lỡ email vì họ quá bận để trả lời, để lại thư trả lời dưới dạng bản nháp, ghi chú để quay lại sau và quên  – vì vậy email  trôi đi. 

Hầu hết các chuyên gia tiếp thị qua cold email  khuyên bạn nên sử dụng  3-6 email tiếp theo. 

Chiến dịch email được mô tả bên dưới  bao gồm hoặc 5 email trải dài trong 2,5-3 tháng. Đây là một trình tự nhỏ giọt điển hình: 

•  Hầu hết các phần mềm tiếp thị qua cold email đều cho phép bạn thiết lập thông tin theo dõi  và chỉ gửi thông tin đó cho những người  nhấp vào liên kết bên ngoài hoặc mở email của bạn. 
•  Bạn có thể sử dụng “Re: [dòng chủ đề]” để theo dõi hoặc  viết các dòng tiêu đề mới cho mỗi email. Đây là một quy trình được xác định để dừng gửi tin nhắn đến những người nhận trả lời hoặc hủy đăng ký. 
• Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô trong nhiều ngành khác nhau có thể đạt được kết quả của một chiến dịch cold email, cho dù đó là liên hệ với khách hàng tiềm năng, khách hàng, nhà đầu tư, … hoạt động kinh doanh có thể mất hàng tháng, đòi hỏi thêm  nỗ lực và  thời gian. Nhưng nếu bạn tìm thấy công thức phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể tạo ra rất nhiều khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn. Đó là giấc mơ của mọi công ty B2B.

Tổng kết: 

Tiếp thị qua cold email có lẽ là kênh tốt nhất mà doanh nghiệp có thể sử dụng để tạo mối quan hệ thực sự với khách hàng. Và chắc chắn đó là cách tốt nhất để liên hệ với khách hàng tiềm năng. 

Bạn biết đấy, những người không hiểu rằng họ muốn đưa tiền cho bạn. Và một email nữa để biến điều đó thành hiện thực.

Tiếp thị qua email được sử dụng để tăng doanh số bán hàng. Trong Cold Email, một lần bán hàng được tính là một lần bán hàng thực sự. 

Bạn nên sử dụng Cold Email để tiếp cận khách hàng tiềm năng mới sẵn sàng mua hàng và gửi email ấm áp để khuyến khích khách hàng tiềm năng hiện tại mua hàng. Đây là một trong hai cú đấm của tiếp thị qua cold email.

Nếu bạn cần tìm một giải pháp email marketing cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay với NAVEE nhé.