Profile công ty là gì? Cách tạo Profile chuyên nghiệp

Một trong những ấn phẩm marketing quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp chính là Profile, hay còn gọi là hồ sơ năng lực. Thiết kế Profile công ty cần bám sát cá tính thương hiệu, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Profile mang đến cái nhìn trực quan, đại diện cho chất lượng và tính cách thương hiệu.

Một Profile chất lượng sẽ mang đến cái nhìn chuyên nghiệp, thiện cảm từ khách hàng, đối tác đối với thương hiệu. Đồng thời mang đến lợi ích trong các mối quan hệ kinh doanh. Vì thế hồ sơ năng lực cần cẩn trọng, chu đáo. Tùy vào mục tiêu, thời điểm kinh doanh, doanh nghiệp sẽ có những Profile chuyên biệt khác nhau.

1. Profile công ty (hồ sơ năng lực) là gì?

Profile công ty là gì?

Profile, hay hồ sơ năng lực là tài liệu giới thiệu sơ lược công ty. Đồng thời đây cũng là một trong những công cụ Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp. Hồ sơ năng lực thể hiện sự chuyên nghiệp, ngành nghề kinh doanh, quy mô công ty một nét khái quát. Profile còn giới thiệu về dịch vụ, sản phẩm, tình trạng hiện tại, ưu thế vượt trội của doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng, đối tác, cổ đông của công ty,… Hồ sơ năng lực thường có khoảng từ 16-32 trang, chứa đựng thông tin, hình ảnh doanh nghiệp,… 

Khi thiết kế Profile công ty cần lưu ý đủ thông tin cần thiết, thu hút. Một Profile ấn tượng sẽ tạo ấn tượng, cái nhìn thiện cảm về Công ty. Hơn thế nữa, với doanh nghiệp mới thì hồ sơ năng lực tốt giúp bạn có thêm sức mạnh cạnh tranh. Bên cạnh đó giới thiệu doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, ấn tượng nhất.

Phân biệt giữa Profile công ty, Brochure và Catalog

Cả Profile, Brochure và Catalogue đều là ấn phẩm quan trọng trong hoạt động kinh doanh, quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên mỗi loại sẽ có mục tiêu, ứng dụng khác nhau.

Profile chủ yếu giới thiệu về công ty, những thành tựu nổi bật, năng lực cốt lõi của doanh nghiệp. Và thường dành cho mọi đối tượng khách hàng, đối tác, cổ đông, chủ đầu tư,…

Catalogue là ấn phẩm giới thiệu tập trung về dịch vụ, sản phẩm, với đầy đủ chi tiết, thông số. Các thông tin này thường thiết kế theo dạng danh sách được phân loại. Các thiết kế Catalogue thường được sử dụng cho khách hàng, để họ hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Brochure có thể được dùng để giới thiệu về công ty, dịch vụ, sản phẩm, hay sử dụng cho một chương trình Marketing riêng. Đặc biệt thiết kế Brochure hướng tới khơi gợi khả năng tiêu dùng của khách hàng và dùng chuyên biệt cho một nhóm khách hàng mục tiêu nhất định.

2. Tại sao nên thiết kế Profile công ty?

Có thể khẳng định rằng Profile là ấn phẩm cần thiết của mọi doanh nghiệp. Thiết kế Profile công ty mang đặc trưng riêng và có nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp.

• Profile mang đến thông tin chính xác về công ty, các thành tựu, lợi thế cạnh tranh, thông tin cơ bản về sản phẩm, dịch vụ,…đến khách hàng. Nhờ đây như một công cụ PR giúp khách hàng hiểu chi tiết nhất và nhanh nhất về công ty. 

• Hồ sơ năng lực vừa giới thiệu công ty, vừa giúp quảng bá thương hiệu hiệu quả.
• Các đối tác, khách hàng sẽ mong muốn nhận được tài liệu liên quan đến năng lực công ty để đánh giá được doanh nghiệp của bạn. Một công ty có Profile cũng thể hiện bạn kinh doanh hợp pháp, đáng tin cậy. 
• Thiết kế Profile công ty thật chuyên nghiệp, hoành tráng là cách đơn giản, hữu hiệu để tăng lòng tin của đối tác, khách hàng. Từ đó tìm kiếm thêm được nhiều khách hàng hơn.
• Hồ sơ năng lực cũng là một tài liệu quan trọng trong chiến lược bán hàng tiếp thị. Đây là công cụ lưu trữ thông tin, quảng bá giúp bộ phận bán hàng triển khai công việc hiệu quả hơn.

3. Cấu trúc chuẩn của một mẫu Profile

Profile công ty được chia thành nhiều phần chi tiết. Các mục có thể thay đổi vị trí, thêm bớt tùy vào sự sáng tạo, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên về cơ bản thì cấu trúc chuẩn khi thiết kế Profile công ty sẽ như sau:

Trang bìa đầu tiên của Profile

Nội dung trang bìa sẽ có tên công ty, Logo. Trang bìa được thiết kế và chọn chất liệu tùy vào phong cách, ngân sách công ty. Tuy nhiên thường được in chất liệu Couches, offset 4 màu để tạo sự vững chắc, mạnh mẽ và sang trọng.

Trang bìa thứ 2, 3

Thường bao gồm các nội dung:

• Slogan công ty, thể hiện định hướng phát triển, tinh thần, phương châm hoạt động của doanh nghiệp.
• Bảng phụ lục tóm tắt, liệt kê sơ bộ những nội dung có trong Profile.
• Lịch sử phát triển: Nếu là công ty mới phần này sẽ thể hiện những sự kiện quan trọng làm nền tảng ra đời. Đối với công ty lâu năm cần thêm những cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển.
• Hình ảnh thể hiện lĩnh vực kinh doanh, hay hình ảnh truyền tải thông điệp công ty.

Trang số 4

Mở đầu  với  nội dung giới thiệu sơ bộ về Công ty bao gồm lĩnh vực hoạt động, chức năng. Đồng thời trình bày tầm nhìn dài hạn (Vision), cũng như mục tiêu ngắn hạn (mission). Kết hợp hình ảnh minh họa sống động để nội dung thêm thu hút.

Trang số 5, 6

Trang 5 trình bày hình ảnh và thông tin cơ bản, điểm mạnh của thành viên chủ chốt trong Công ty.

Trang 6 sẽ là sơ đồ tổ chức gắn với những nhân vật chủ chốt trên.

Trang 7, 8

Trình bày nội dung kèm hình ảnh minh họa giới thiệu lĩnh vực đang hoạt động.

Doanh nghiệp cũng có thể trình bày khái quát quy trình làm việc của mình ở mục này. 

Trang số 9 ,10

Thể hiện những dự án nổi bật, chủ chốt mà doanh nghiệp đã thực hiện được. Hoặc những dịch vụ, sản phẩm đặc biệt, quan trọng mà mình cung cấp. Nêu điểm mạnh, thành tựu từ những dự án, quá trình cung cấp dịch vụ, sản phẩm này.

Nếu công ty có thâm niên và quá nhiều dự án, có thể liệt kê thêm các dự án, công trình đã thực hiện.

Các trang tiếp theo

Nêu các định hướng, giá trị mà doanh nghiệp mang đến cho xã hội, cộng đồng. Các công ty trong thời đại ngày nay, đang kinh doanh đang nhắm đến các hoạt động xã hội, bảo vệ môi trường, vì cộng đồng,… có chiến lược phát triển bền vững.

Trang bìa cuối

Trình bày Logo, thông tin của công ty, địa chỉ các chi nhánh, văn phòng đại diện. Chất liệu trang bìa cuối tương tự như trang bìa mở đầu.

4. Những lợi ích mà Profile công ty mang lại

Hồ sơ năng lực là sản phẩm tuyệt vời để khách hàng tiềm năng hiểu thêm thông tin công ty. Đồng thời là một cách Marketing, bán hàng trực tiếp hiệu quả. Với Profile công ty chuyên nghiệp, đẹp thu hút, chắc chắn doanh nghiệp có thể dễ dàng thuyết phục khách hàng. Từ đó đạt được mục tiêu chiến lược của mình. Profile công ty còn mang lại nhiều lợi ích khác mà chắc chắn mọi doanh nghiệp đều không nên bỏ qua.

Giúp công ty xây hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp hơn

Không như trước đây, Profile thường thiết kế đơn giản. Ngày nay, các công cụ, công nghệ thiết kế, in ấn có sự phát triển vượt bậc. Đồng thời trong thời buổi kinh tế cạnh tranh, yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, Profile cũng được thiết kế một cách đầu tư hơn. Hồ sơ năng lực không chỉ đơn thuần truyền tải thông tin mà thể hiện cả cá tính thương hiệu. Nội dung được đầu tư nghiêm túc, thiết kế phù hợp thị hiếu số đông khách hàng tiềm năng. 

Cũng chính từ những yêu cầu khắt khe đó mà Profile cũng thực hiện tốt hơn vai trò của mình. Khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, thể hiện tiềm năng phát triển, thái độ làm việc nghiêm túc của doanh nghiệp. Từ đó xây dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín, thu hút đối tác và khách hàng.

Giúp tăng doanh số bán hàng

Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp bài toán doanh số, hãy cân nhắc đến việc đầu tư, hoàn thiện hồ sơ năng lực. Profile chất lượng, chuyên nghiệp còn đóng vai trò như một tài liệu bán hàng, thuyết phục khách hàng hiệu quả. Nó sẽ hỗ trợ bộ phận bán hàng đắc lực để thúc đẩy khách hàng ra quyết định. 

Một công ty chuyên nghiệp, đầu tư nghiêm túc về Profile sẽ tạo niềm tin hơn với khách hàng. Từ đó giúp họ thêm tin tưởng và dễ ra quyết định đầu tư, mua hàng hơn, góp phần tăng doanh số cho công ty.

Tăng thêm sức mạnh tự tin cho đội ngũ bán hàng

Như đã đề cập ở trên, Profile chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ đội ngũ bán hàng của bạn thuyết phục khách hàng. Đồng thời họ cũng có đủ thông tin, tài liệu để không phải bối rối với những câu hỏi về lịch sử hình thành, tầm nhìn, mục tiêu,… công ty. Profile chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên bán hàng dễ dẫn chứng thông tin, hình ảnh của công ty cho khách hàng. Họ có nhiều thời gian hơn để tiến hành các bước tiếp theo cho việt thúc đẩy doanh số. Một quyển Profile chuyên nghiệp cũng góp phần cho nhân viên của  bạn thấy tự hào về công ty mình hơn.

Tham gia sân chơi lớn hơn

Chắc hẳn khi muốn tham gia một dự án, kế hoạch lớn nào, bạn không thể thiếu hồ sơ năng lực. Đây tương tự như bộ CV để doanh nghiệp ứng tuyển vào dự án. Việc trang bị Profile chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp luôn trong tư thế sẵn sàng, chủ động khi tham gia vào những dự án lớn. Được đánh giá cao, gây ấn tượng tốt và dễ trúng thầu, dễ thành công hơn.

Phát huy tối đa nguồn lực của doanh nghiệp

Profile được xem là tài liệu quan trọng trong việc xây dựng và truyền bá văn hóa công ty. Hồ sơ năng lực công ty giúp nhân viên hiểu được văn hóa doanh nghiệp, hiểu được tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi công ty. Theo đó thực hiện tốt nhiệm vụ của  mình, đúng theo tinh thần của doanh nghiệp. 

5. Những quan niệm sai lầm về Profile công ty

Profile công ty vô cùng cần thiết, thế nhưng không phải đơn vị nào cũng hiểu tầm quan trọng của Profile. Dưới đây mà một số quan niệm sai lầm khiến không ít công ty xem nhẹ việc thiết kế Profile công ty.

Công ty tôi đã có Website nên không cần thiết kế Profile

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng đã có trang web giới thiệu đầy đủ về công ty thì không cần Profile nữa. Trong thời đại công nghệ số 4.0 phát triển thì sao phải cần ấn phẩm giấy tờ rườm rà? 

Tuy nhiên, hãy cân nhắc lại rằng, không phải lúc nào khách hàng cũng truy cập website để đọc thông tin về doanh nghiệp. Ngoài ra, website cũng có nhiều thông tin, hình ảnh khác, làm khách hàng phân tâm và không tìm thấy ngay thông tin cần thiết. 

Hơn nữa, nếu khách hàng không kết nối Internet thì Website không hề có tác dụng. Các ấn phẩm cầm tay, được thiết kế chỉn chu cũng tạo góp phần tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin của doanh nghiệp. 

Quảng cáo in ấn lạc hậu so với công nghệ Internet

Công nghệ in ấn, thiết kế cũng phát triển vượt bậc. Các phương tiện truyền thông cũng khó có thể thay thế nhau hoàn toàn. Ví dụ như việc quảng cáo đài phát thanh vẫn có vị thể riêng, hướng đến đối tượng thích hợp. Chứ không hề biến mất hay bị thay thế hoàn toàn bởi truyền hình. Hình thức quảng cáo tạp chí, báo giấy, in cũng không bị thay thế bằng báo mạng. Internet không thể thay thế hoàn toàn quảng cáo in ấn. Đôi lúc các ấn phẩm sẽ tạo hiệu ứng ấn tượng hơn về mặt trực quan, giúp người đọc thấy rõ hơn thông tin họ cần tìm.

Chỉ nên tặng Profile cho các khách hàng thân thiết hoặc đối tác

Profile có chi phí in ấn không hề ít. Vì thế bạn nghĩ chỉ nên giới hạn tặng cho các đối tác, khách hàng thân thiết. Điều này hoàn toàn sai lầm. Mỗi khi quyển Profile của bạn được trao đi, bạn tặng đã có một cơ hội tiếp thị, chào hàng tuyệt vời. Bạn chỉ nên khoanh vùng mọi khách hàng tiềm năng, tặng các ấn phẩm Profile cho họ, chứ đừng chỉ giới hạn trong khách hàng thân thiết.

In ấn Profile là rất lãng phí

Thực tế chi phí in ấn Profile không hề lãng phí như nhiều người nghĩ. Nếu sử dụng công thức tính thu nhập trên chi phí đầu tư (ROI). Bạn có thể kiểm tra hiệu quả của việc sử dụng ấn phẩm này và thấy rằng chúng mang lại khách hàng mới, doanh thu mới. Chi phí bỏ ra cho thiết kế Profile không hề lãng phí, mà sẽ tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh mới.

Đính kèm mọi thứ vào Profile công ty

Đây là một sai lầm dễ mắc phải khi bạn muốn cho mọi thông tin vào Profile. Đừng quá tham lam, bởi người xem chỉ dành không quá 10 phút để tìm hiểu Profile của bạn. Đừng để khách quá tải và chán nản không thể xem hết Profile của bạn. Điều này hoàn toàn gây tác dụng ngược.

Viết thật nhiều vào mẫu thiết kế Profile công ty

Những câu từ ấn tượng có thể kích thích tò mò, tạo ấn tượng. Tuy nhiên nếu quá nhiều chữ, khách hàng sẽ chán ngán việc đọc chúng. Hãy tiết chế số lượng từ, thay vào đó hãy sử dụng hình ảnh để truyền tải thông điệp. Nội dung văn bản cần ngắn gọn, súc tích, ấn tượng.

Doanh nghiệp tôi nhỏ, mới thành lập thì không cần thiết kế Profile công ty

Nếu thiếu Profile chuyên nghiệp, công ty bạn đã bỏ lỡ cơ hội sẵn sàng gia nhập vào một sân chơi lớn, cơ hội lớn khi nó xuất hiện. Các công ty lớn thường đầu tư Profile hoành tráng. Nếu doanh nghiệp bạn cũng thiết kế Profile chuyên nghiệp, đây cũng là cơ hội để công ty bạn được nhìn nhận như một đơn vị chuyên nghiệp “ông lớn” trong ngành.

Hãy đầu tư Profile cho doanh nghiệp bạn ngay hôm nay. Hoặc nếu đã có Profile, hãy kiểm tra, hiệu chỉnh sao cho ấn tượng, phù hợp với thời điểm hiện tại. Bạn có thể tham khảo dịch vụ thiết kế Profile để tạo hồ sơ năng lực chuyên nghiệp, ấn tượng nhất.